Cet article fait partie d’une série intitulée « Il était une fois un projet IT en Kanban », débutée en 2013 et décrivant les différentes étapes de l’accompagnement d’un grand groupe vers une transformation Agile à grande échelle, basée sur la mise en place d’un Système Kanban.

Les épisodes précédents :

• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 1) : Du Story Mapping au Kanban) ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 2 – Part I) : Indicateurs Graphiques ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 2 – Part II) : Mesurer la performance du système avec les KPI;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 3) : Tenez vos promesses avec la prédictibilité;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 4) : Améliorer la qualité de vos Stories ;
• Il était une fois un projet IT en Kanban (Episode 5 – Partie I) : Gérer les obstacles – La fiche Kaizen.

Cet article est la seconde partie du cinquième épisode, portant sur le suivi et la gestion des obstacles, perturbant l’efficience d’un Système Kanban.

Le premier épisode a permis de décrire comment les obstacles sont identifiés et gérés, au sein de notre Système Kanban, via la « Fiche Kaizen ».

Ce second article va porter sur la mise en oeuvre d’une cérémonie, nommée « Kata », déclenchée lors du traitement d’une fiche Kaizen.

Cet article a été écrit en collaboration avec Yannick Quenec’hdu.

Quand déclencher un Kata ?

La première partie de cet épisode a décrit la façon dont un obstacle est identifié, via une fiche Kaizen et la possibilité d’identifier un ou plusieurs axes de résolution ou de résorption du problème rencontré.

Néanmoins, certaines fiches Kaizen ne peuvent être résolues de façon « simple » et nécessitent une analyse plus approfondie, afin d’identifier les causes racines. Cela est également nécessaire lorsque l’analyse et la résolution de l’obstacle nécessite la participation d’acteurs externes à l’équipe projet et ayant un pouvoir de décision et/ou d’information.

Le Kata a pour objectif de traiter ces fiches Kaizen, lors d’une cérémonie regroupant l’ensemble des acteurs concernés par l’obstacle.

Principe du Kata

Le principe d’un Kata est similaire au terme que l’on peut retrouver dans les arts martiaux, c’est un mouvement que l’on répète jusqu’à sa maitrise complète. Ce qui sous-entend que le Kata est à réaliser à ses débuts sans la vitesse ni la puissance, jusqu’à ce que le mouvement soit acquis parfaitement. À la suite, il faut ajouter la puissance et pour terminer la vitesse.

Cela doit se traduire, dans les Kata Kanban, par un travail sur des petits ensembles de problèmes et ne pas réaliser de Kata sur des gros problèmes avant une maitrise de la résolution de problème avec les équipes. La vitesse permettra par la suite de réaliser des Katas rapides et bien maitrisés.

Règles de mises en oeuvre d’un Kata

Le Kata est déclenché, lors du passage d’une Fiche Kaizen dans la partie « En cours » du tableau des obstacles.

Dans le cadre du Kata nous utiliserons la technique, dite du CARRE D’AS, qui est un acronyme pour :

1. Choisir une problème
2. Analyser le problème
3. Rechercher les cause du problème
4. Rechercher des solutions
5. Essayer / tester les solutions
6. Décider quelle solution mettre en oeuvre
7. Appliquer la solution et Suivre les résultats

Ces 7 étapes peuvent aussi être sont synthétisées par les 4 actions suivantes :

1. Choix d’un problème
2. Recherche des causes
3. Recherche des solutions
4. Application et suivi

En préambule du lancement du Kata, les règles suivantes doivent être rappelées à l’ensemble des participants :

1. Une conversation à la fois
2. Respect des personnes (pas d’attaque personnelle)
3. Travailler sur la quantité et ensuite la qualité

Le processus Kata

Les Ingrédients

• Des post-its
• Des marqueurs
• Un tableau blanc

Les Participants

L’ensemble des collaborateurs impactés par l’objectif du Kata.

Un facilitateur, ayant en charge d’animer le Kata et veiller à ce que l’objectif de la réunion soit tenu.

La Durée

Un Kata doit tenir dans un espace de une heure à une heure trente.

Le Kata étape par étape

1. Rappeler l’objectif du Kata qui est aussi le titre de la fiche Kaizen
2. Rappeler le processus du Kata
3. La première demi-heure a pour objectif de réaliser une recherche des causes de l’obstacle
   1. Quantité : Durée de 10 min, demander à chaque participant de rédiger sur des post-its ce qu’ils ont pu remarquer, tracer ou mesurer de manière factuelle pour cet obstacle
   2. Déposer les post-its sur le tableau blanc ou un mur
   3. Qualité : Durée 10 min, regrouper les post-its pour vérifier s’il n’y a pas de doublons, ensuite par catégories (par exemple : processus, technique, documentation, etc.), pour terminer positionner des priorités de 1 à 5 (1 étant le plus prioritaire)
   4. Récupérer les indicateurs du projet pour renforcer l’analyse
   5. Analyse : Prendre les post-its par ordre de priorité pour réaliser une analyse sous la forme d’organigramme, de Mind Map, etc. pour proposer une analyse simple de la cause de l’obstacle
   6. L’analyse est conservée sur le tableau blanc
4. La deuxième demi-heure a pour objectif de réaliser une recherche des solutions pouvant être mises en œuvre
   1. Quantité  : Durée de 10 min, demander à chaque participant de rédiger sur des post-its des propositions de solutions
   2. Déposer les post-its sur le tableau blanc ou un mur
   3. Qualité : Durée 10 min, regrouper les post-its pour vérifier s’il n’y a pas de doublons, ensuite par catégories (par exemple : processus, technique, documentation, etc.), pour terminé positionner des priorités de 1 à 5
   4. Solution : Positionner la liste des idées sous la forme d’un tableau avec un axe efficacité, facilité de mise en oeuvre, priorité. Chaque item doit avoir un ordre de 1 à 5. Réaliser l’addition pour obtenir une synthèse
   5. À partir de ce tableau, proposer une liste par rapport au résultat du tableau en favorisant l’efficacité
   6. Définir des indicateurs objectifs qui permettrons le suivi les actions
   7. Associer des personnes et des dates d’actions à cette liste pour proposer une application et un suivi de cet obstacle.

Le A3 Thinking, support du Kata

Toutes les étapes décrites précédemment sont tracées au sein d’un support nommé « A3 thinking », que Clément Rochas et moi détaillerons dans la troisième et dernière partie de ce cinquième épisode.

Note de l’auteur : J’ai à l’origine créé cet article sur le blog Xebia ou vous pouvez le retrouver.