Les 22 et 23 mai 2014, a eu lieu la conférence Agile France 2014, au Chalet de la Porte Jaune de Vincennes, organisé par l’association éponyme.

Cet événement a, une fois de plus, tenu toute ses promesses, avec des sessions d’une grande qualité, dans une ambiance conviviale et orientée partage.

Parmi les sessions auxquelles j’ai assisté, il y en a deux qui ont particulièrement retenu mon attention :

• Comment cadrer un projet agile ? ;
• Petits outils de Management Agile, à l’usage des … Honnêtes Managers !

Dans cet article, je vous propose un retour sur la session « Comment cadrer un projet Agile ? ».

N.B. : Les schémas, présentés dans la suite de ce document, sont issus des supports de formation Xebia Training.

Comment cadrer un projet Agile ?

Animateur : Jean-Claude Grosjean et Guillaume Duquesnay.

Durée : 55 min.

La session débute par un petit souci logistique … Pas de câble de connexion au Mac, aie !!! On est toujours trahi par la technique. C’est là ou on voit l’intérêt du management visuel, sur les projets agile ;).  Du coup la présentation débute directement sur le portable. Jean-Claude et Guillaume gère cet incident avec humour et calme, la classe. Au bout de 5 minutes, l’incident est réglé et nous pouvons profiter des slides en grand format.

La description des activités de cadrage à mener, sur un projet agile, s’appuit sur l’intervention réalisée par Jean-Claude et Guillaume, auprès de France Télévision Edition, qui commence à pratiquer de façon intensive cette démarche, avec une approche orientée produit.

Qu’est-ce qu’un cadrage de projet ?

 » Une préparation réalisée en temps contraint, au cours de laquelle se succèdent un certain nombre d’activités et d’ateliers permettant d’aligner tout le monde autour de thématiques structurantes, qui se termine par un livrable global et synthétique pour validation et démarrage effectif du projet «  .

L’objectif reste bien d’aligner tout le monde (métier, produit, architecte) autour d’une même vision.

Mais pourquoi cadrer ?

60/30/10

Le principe du 60/30/10, provient d’une étude menée par J. Richard Hackman, dont Esther Derby a fait une présentation, dans une vidéo que vous pouvez consulter à la fin de cet article.

Cette étude, démontre que l’efficacité d’une équipe provient de trois phases importantes :

• 60% lors de la construction de l’équipe (avant le lancement du projet) ;
• 30% au lancement du projet ;
• 10% après le lancement du projet.

Cela signifie donc que la majorité de l’efficacité d’une équipe provient de la phase amont au lancement du projet et que par conséquent une attention très forte doit être apportée à la phase de cadrage et de construction de l’équipe.

Les 6 grandes thématiques de cadrage

Jean-Claude et Guillaume présentent six grandes thématiques, à mettre en oeuvre lors de la phase de cadrage :

1. Vision / Enjeux ;
2. Roadmap et carte fonctionnelle ;
3. Architecture ;
4. Organisation, moyens, budget ;
5. Rôles et responsabilités ;
6. Risques.

Les réunions organisées sur ces thématiques, doivent être timeboxées et être revues systématiquement, avec une durée plus ou moins longue, selon la durée du projet. Jean-Claude et Guillaume préconise un cadrage d’un mois maximum, sur les projets les plus longs. Sur un projet d’une durée de trois à quatre mois, le cadrage est réalisé sur une demi-journée à un jour maximum.

Les enjeux de ces thématiques sont de :

• Sensibiliser ;
• Questionner ;
• Challenger ;
• Visualiser.

Cela nécessite une pré-étape de sensibilisation des acteurs projet et de l’ensemble du management, afin d’identifier les bonnes personnes devant participer à cette phase de cadrage. Comme le disent Jean-Claude et Guillaume « On veut des gens qui aient le pouvoir de décider ».

Vision / Enjeux

Tous les acteurs qui vont participer au cadrage doivent être présents à cette première réunion des enjeux. Un plus est également d’avoir la participation d’un représentant de la partie financière.

Attention à ne pas avoir trop de personnes lors de cette réunion. Plus de douze personnes devient un nombre difficile à gérer. Dans ce cas, Jean-Claude et Guillaume conseillent d’identifier des Ambassadeurs, qui auront pour rôle de représenter d’autres acteurs.

La réunion de vision a pour objectif de présenter la vision et les enjeux du projet. Pour cela, les participants peuvent s’aider des technique suivantes :

• Elevator pitch : permet de définir synthétiquement la vision

Exemples issus des supports de formation Xebia Training

Roadmap et carte fonctionnelle

Cette étape a pour objectif d’identifier la cartographie des fonctionnalités à réaliser, afin de les prioriser dans le temps, et ainsi obtenir une roadmap de réalisation du projet.

Les outils suivants peuvent être utilisés pour cette activité :

• Persona : Personnifier les cibles, avec un focus sur les usages. A réaliser sur la cible prioritaire

Exemples issus des supports de formation Xebia Training

• Story Mapping : Permet de définir le périmètre et la feuille de route. Associer les persona à la story map, afin d’identifier les activités les plus importantes pour chaque persona et plus particulièrement pour la cible prioritaire. Vous pouvez également y associer une timeline, afin de prioriser les fonctionnalités à développer.

Exemples issus des supports de formation Xebia Training

Architecture

La phase de cadrage de la partie architecture doit rester très macroscopique. L’objectif n’est pas d’identifier une solution, mais plus d’identifier les flux de données entrant/sortant et les interactions entre les équipes et les services.

Dans un projet agile, l’architecture doit être faite en mode incrémental, sur la base des fonctionnalités identifiées lors de la roadmap. Cela met en avant la notion de re-factoring permanent de l’architecture dans un projet agile.

Organisation, moyens, budget

Cette thématique porte à la fois sur l’organisation du projet et sur les moyens humains et budgétaires qui seront mis en oeuvre.

Sur l’organisation, voici la liste des activités ou questions à se poser :

• Comment organiser le projet ? ;
• Répertorier l’écosystème projet ;
• Organiser des points de rencontre réguliers, entre les acteurs internes et externes du projet ;
• Penser frontière interne et frontière externe.

Sur la partie budgétaire, Jean-Claude et Guillaume nous invitent à effectuer des comparaisons avec des projets de référence, afin de définir la bonne granularité du budget alloué sur le projet. Cela passe aussi par l’intervention de « vétérans » de projets comparables, pouvant apporter leur expertise sur la cohérence du montant budgétisé. Néanmoins, l’élément primordial à rappeler aux acteurs est d’accepter l’incertitude de cet exercice.

Le budget doit être revu tous les mois, ou à minima tous les deux mois, avec les acteurs projet. Dans le cas où le budget est contraint, challengez le périmètre ou le délai, selon les priorités définies.

Rôles et Responsabilités

Clarifier les responsabilités de chaque acteur du projet et les attentes mutuelles vis à vis des autres fonctions. Cette thématique est à réaliser sur un atelier.

Jean-Claude propose de réaliser cette action de manière visuelle :

1. Sur un tableau, tracer une colonne par acteur projet ;
2. Chaque acteur est identifié par une couleur ;
3. Chaque acteur, va écrire sur un post-it de la couleur correspondant à un autre acteur, ce qu’il attend de lui et positionner ce post-it dans la colonne de l’acteur concerné ;
4. Un échange est alors réalisé entre les acteurs, afin de valider ou non les attentes de chacun vis à vis des autres.

Risques

L’identification des risques est un élément important de la phase de cadrage et souvent le maillon faible des projets agiles. L’objectif de cet atelier est, avec les acteurs projet, d’identifier l’ensemble des risques potentiels ayant une probabilité d’apparition sur le projet.

Ces risques sont suivis, au travers d’un management visuel, dont la structure est la suivante : 4 colonnes : Evénement défavorable / Probabilité d’apparition / Impact / Actions.

Dans la colonne Probabilité d’apparition et dans la colonne Impact, le niveau du risque est défini sur une échelle de 1 à 3 (Jean-Claude) ou en pourcentage (Guillaume). Le nombre de risques à suivre, dans ce management visuel, est limité à un top 5, basé sur l’impact et la probabilité d’apparition.

Les risques sont ensuite suivis lors des comités de pilotage (et oui, même sur un projet agile cela existe). Jean-Claude et Guillaume préconisent de mettre en place un centre de décision, afin de travailler à la gestion des risques.

Conclusion

J’ai vraiment apprécié cette présentation, basée sur un REX (Retour d’EXpérience) et d’actualité dans toutes les organisations souhaitant passer ou passant à l’agilité. Moi-même j’y ai puisé des astuces et processus à utiliser dans la transformation agile de mon client actuel. C’est vraiment lors de ce type de conférence que l’on se rend compte des dégâts qu’une utilisation néfaste ou détournée des principes agile peut produire.

Allez plus loin

Les éléments supplémentaires que je rajouterais à la phase de cadrage sont les suivants :

• Identifier les Métriques et indicateurs (KPI) à suivre sur le projet, permettant de mesurer l’efficience des activités réalisées et la capacité de l’équipe à tenir ses promesses ;
• Outillage : Quels sont les outils à mettre en place sur le projet, que ce soit pour le suivi, la gestion de la phase de tests, la mesure de la qualité du code, etc…

Mettre en place la technique de l’Impact Mapping, peut aussi aider au cadrage du projet, notamment sur les aspect planification stratégique, visant une atteinte des objectifs.

Ressources

Je vous invite à lire l’article de Alain Buzzacaro (Directeur Technique de France Télévision Edition) « De l’importance du cadrage de projet« , qui a participé à ce travail de formalisation, avec Jean-claude Grosjean et Guillaume Duquesnay.

Vous pouvez également voir, ou revoir, la vidéo de Esther Derby, sur la notion de 60/30/10 :

 

Note de l’auteur : J’ai à l’origine créé cet article sur le blog Xebia ou vous pouvez le retrouver.