Les 22 et 23 mai 2014, a eu lieu la conférence Agile France 2014, au Chalet de la Porte Jaune de Vincennes, organisé par l’association éponyme.

Cet événement a, une fois de plus, tenu toutes ses promesses, avec des sessions d’une grande qualité, dans une ambiance conviviale et orientée partage.

 

Parmi les sessions auxquelles j’ai assisté, il y en a deux qui ont particulièrement retenu mon attention :

• Comment cadrer un projet agile ? ;
• Petits outils de Management Agile, à l’usage des … Honnêtes Managers !

Dans cet article, je vous propose un retour sur la session « Petits Outils de Management Agile à l’usage des… Honnêtes Managers ! ».

Animateur : Jean-Claude Grosjean

Durée : 60 min.

Teaser : « L’agilité apporte une vague de fraîcheur au management, entre innovation managériale, hacking et entreprise libérée… C’est dans un mode Show & Tell que je vous invite à découvrir ces petits outils & techniques de management simples et efficaces au quotidien. Vos retours d’expérience sur les techniques présentées seront plus qu’encouragés. »

Le format de présentation

Jean-Claude a choisi une présentation des outils, en mode « Show & Tell », c’est à dire une présentation, l’un après l’autre, de chaque outil et ensuite une discussion avec les participants sur son utilisation au sein de leur organisation. Chaque outil était représenté par une feuille de paperboard (format A3) et accroché sur chacun des murs de la salle.

J’ai trouvé ce format très agréable, associé à une assemblée limitée en nombre (pas plus de 15 personnes, bon d’accord 17 pour vous mesdames :)), laissant une grande place à l’interaction entre l’animateur et les participants.

Les outils du Manager

Jean-Claude a présenté, plus ou moins en détail selon le temps restant, 13 outils utilisables par le manager et ayant chacun des apports différents :

• Top 5 des risques ;
• Delegation Poker ;
• Book Club ;
• Matrice Urgence/Importance ;
• MBWAL (Management By Walking Around & Listening) ;
• OST (Open Space Technology) – Forum ouvert ;
• One on One ;
• Le Compte confiance ;
• Cop Manager Agile ;
• Des bases de CNV (Communication Non violente) ;
• Rôles et responsabilités ;
• 7P ;
• Plan d’action.

Certains de ces outils se retrouvent dans la phase de cadrage d’un projet agile, présenté le jour précédent par Jean-Claude Grosjean et Guillaume Duquesnay, et dont vous pouvez lire une description ici :

• Delegation Poker ;
• Top 5 des risques ;
• Rôles et responsabilités.

Voici une modeste description de quelques uns d’entre eux.

Delegation Poker (ou Delegation Game)

Cet outil est en fait un jeu, inventé par Jurgen Appelo, et faisant partie de la boite à outils du Management 3.0.

Dans nos organisations, la niveau de délégation attribué à un collaborateur, par son manager, est un peu comme dans l’information : 0 => Pas de délégation ; 1 => Délégation totale.

Dans ce jeu, Jurgen Appelo, démontre qu’en réalité il existe sept niveaux de délégation possible :

• Dire (Niveau 1) : Le Manager prend la décision et le dit à l’équipe. Il s’agit ici d’un niveau minimal de délégation, c’est à dire … aucune ;
• Vendre (Niveau 2) : L’objectif du manager est d’arriver à vendre sa décision, au reste de l’équipe ;
• Consulter (Niveau 3) : Le Manager accepte de consulter l’ensemble de l’équipe, avant tout prise de décision. Cela signifie que la manager prendra la décision finale, mais après avoir échangé avec l’équipe de son opportunité et de son bien fondé ;
• S’entendre (Niveau 4) : Le manager ne prend plus la décision seul, mais avec l’équipe. Sa voix a la même valeur que celle des membres de l’équipe ;
• Conseiller (Niveau 5) : Ici, c’est l’équipe qui prend la décision, mais le manager a un rôle de conseiller, voire il peut également tenter d’influencer (avec bienveillance) la décision de l’équipe ;
• Enquêter (Niveau 6) : L’équipe reste maitre de la décision, mais le manager est informé de celle-ci par l’équipe ;
• Déléguer (Niveau 7) : Il s’agit ici du plus haut niveau de délégation. L’équipe est totalement autonome dans les décisions qu’elle prend. Le manager délègue totalement son pouvoir de décision et ne cherche pas à influencer l’équipe.

L’objectif de ce jeu ? Enseigner que la délégation n’est pas du 0-1, mais un savant dosage permettant à l’équipe de travailler sans contraintes et avec une certaine autonomie, tout en étant assuré du soutien de son manager. Bien entendu la délégation ne se fait pas du jour au lendemain, en passant du niveau 1 au niveau 7. Celle-ci est progressive et doit faire l’objet d’un suivi et d’un contrôle, afin d’éviter que le chaos ne s’installe.

Personnellement, j’ai essayé de mettre en oeuvre ce jeu, une seule fois, et le retour a été très mitigé, malgré une phase de sensibilisation des managers, avec l’atelier. Cela démontre que ce jeu n’est pas une formule miracle, réglant tous les conflits existants (ou cachés) au sein d’une organisation. Le niveau de délégation applicable à une équipe, reste également étroitement lié au contexte.

Top 5 des risques

L’identification des risques est un élément important de la phase de cadrage et souvent le maillon faible des projets agiles. L’objectif de cet outil est, avec les acteurs projet, d’identifier l’ensemble des risques potentiels ayant une probabilité d’apparition sur le projet. Ces risques sont suivis, au travers d’un management visuel, dont le tableau comprend 4 colonnes :

• « Evénement défavorable » ;
• « Probabilité d’apparition » ;
• « Impact » ;
• “Actions“.

Dans la colonne « Probabilité d’apparition » et dans la colonne Impact, le niveau du risque est défini sur une échelle de 1 à 3 (ou en pourcentage). Le nombre de risques à suivre, dans ce management visuel, est limité à un top 5, basé sur l’impact et la probabilité d’apparition. Les risques sont ensuite suivis lors des comités de pilotage.

Il s’agit d’un outil très intéressant à mettre en oeuvre, notamment lors de la phase de cadrage d’un projet agile (si souvent oublié, malheureusement).

Rôles et Responsabilités

Clarifier les responsabilités de chaque acteur du projet et les attentes mutuelles vis à vis des autres fonctions. Cette thématique est à réaliser sur un atelier.

Jean-Claude propose de réaliser cette action de manière visuelle :

1. Sur un tableau, tracer une colonne par acteur projet ;
2. Chaque acteur est identifié par une couleur ;
3. Chaque acteur, va écrire sur un post-it de la couleur correspondant à un autre acteur, ce qu’il attend de lui et positionner ce post-it dans la colonne de l’acteur concerné ;
4. Un échange est alors réalisé entre les acteurs, afin de valider ou non les attentes de chacun vis à vis des autres.

Cet outil est également à utiliser lors de la phase de cadrage de votre projet agile. Il permet, dès le début, d’identifier l’ensemble des rôles du projet et de clarifier et confirmer leurs responsabilités et leurs attentes mutuelles. Il peut également être associé à l’outil Délégation Poker.

Aller plus loin (take away)

Pour avoir une description détaillée des autres outils présentés par Jean-Claude, vous trouverez ci-dessous les liens vers ceux-ci, sur son site QualityStreet :

• One on One ;
• MBWAL ;
• Feedback 360 ;
• OpenSpace Technology (forum ouvert) ;
• Le compte confiance ;
• La chasse aux gaspillages ;
• Matrice Urgence/Importance ;
• 7P ;
• Book Club.

 

Note de l’auteur : J’ai à l’origine créé cet article sur le blog Xebia ou vous pouvez le retrouver.