Vivre, Mourir, Recommencer (ou l’importance de l’Amélioration continue dans l’agilité)

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« Je vais vous raconter une histoire. D’abord, elle vous paraitra ridicule, mais plus je parlerais, plus elle paraitra logique … ». Ces paroles sont celles du commandant Cage (Tom Cruise) dans la bande annonce du film « Edge of Tomorrow », sortie le 4 juin 2014 au cinéma.

L’histoire est assez simple (enfin, pour un fan de science-fiction) et décrite comme suit par le synopsis de Wikipédia :

« Dans un futur proche, des hordes d’extraterrestres extrêmement organisés, les « mimics » ont envahi la Terre. Alors que l’humanité lutte de toutes ses forces, le commandant Cage (Tom Cruise) est tué lors d’une bataille mais, pris dans un paradoxe temporel, il se réveille un jour avant la bataille. Ce cycle se reproduira sans cesse et chaque fois qu’il mourra, il ressuscitera et entrainé par un super soldat, le sergent Rita Vratasky (Emily Blunt) deviendra de plus en plus expérimenté. »

Lorsque je lis ce synopsis, je ne peut m’empêcher de faire le rapprochement avec une des pratiques essentielles de l’agilité, trop souvent négligée au fil du temps … l’Amélioration Continue.

L’amélioration continue par le Kaizen

Le besoin de qualité a toujours été profondément ancré dans l’histoire des sociétés, de l’antiquité au Web 2.0, en passant par la révolution industrielle. Je ne ferais pas ici un cours sur le sujet, et je vous renvois à l’article de wikipédia sur le management de la qualité.

Une des pratiques de gestion de la qualité, aujourd’hui utilisée sur les pratiques Agile et Lean, est le Kaizen. Ce terme Japonais, provenant de la fusion de deux mots « Kai » et « Zen », signifie tout simplement « Changement » et « Bon ».

Le Kaizen est un processus d’amélioration de la qualité, basé sur une forte implication de l’ensemble des acteurs d’un projet ou d’une organisation. L’avantage de la démarche Kaizen est sa philosophie de réalisation, en douceur, de petites améliorations quotidienne ou chaque membre d’une équipe est acteur du changement.

Le Kaizen fait partie intégrante des « méthodes » agile, notamment sur Scrum, Kanban, SAFe, en tous cas au niveau de la philosophie de la volonté d’amélioration continue.

La rétrospective dans Scrum

Dans le cadre Scrum, l’amélioration continue se fait au travers du cérémonial de la Rétrospective de Sprint, moment privilégié ou l’ensemble de l’équipe et accessoirement toutes les parties prenantes sont invitées à fait un bilan et identifier les axes d’amélioration pouvant être mis en oeuvre, pour rendre le processus plus efficient sur les sprints suivants.

La Roue de Deming en Kanban

Kanban, au contraire de Scrum, ne prévoit pas dans ses pratiques la planification de tous les cérémonials, au même intervalle régulier. Néanmoins Kanban promeut la nécessité pour une équipe de définir un cadencement permettant de planifier des périodes de mesure de la performance du système et d’amélioration continue du processus, au travers de la « Roue de Deming », également appelé PDCA (Plan-Do-Check-Act).

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Inspect & Adapt dans SAFe

SAFe (Scaling Agile Framework) est un Framework de transformation Agile dédié aux programmes ou projets importants, sur des équipes pouvant aller jusqu’à 125 personnes.

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Ce framework permet d’adresser l’ensemble des couches d‘une organisation, du métier à la production et de synchroniser l’ensemble des équipes projet, au travers des pratiques Kanban, Scrum pour la gestion de projet et XP pour l’ingénierie.

L’amélioration continue est un élément important du Framwork SAFe, au travers de la promotion des valeurs Lean et notamment du Kaizen.

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Mais, retournons à notre histoire, pour expliquer l’importance de l’amélioration continue, au travers des différentes étapes de construction de notre héros.

Avertissement : Pour ceux n’ayant pas encore vu le film et souhaitant le voir, je ne conseille pas de lire la suite, pour ne pas gâcher le suspense.

Phase 0 – La naissance (Fondation)

Edge Of Tomorrow

Dès le début de l’aventure, le commandant Cage se retrouve enrôlé, malgré lui, dans la contre-attaque de la dernière chance, sans aucune préparation militaire. Vous vous en doutez, il est tué dès les premières minutes des combats.

L’enseignement

Cette première phase me fait penser à la situation dans laquelle se trouve de nombreuses équipes lors de la mise en oeuvre des pratiques agile sur leur projet ou au sein de leur organisation. Bien souvent le lancement d’un projet agile est réalisé sans une réelle préparation des équipes impactées. Lorsque je parle de manque de préparation, je ne fait pas allusion à un manque de formation théorique, mais de cette période que l’on appelle communément le « Sprint 0 » et dont l’objectif est d’entrainer l’équipe aux pratiques agile qui vont être utilisées (l’entrainement des Marines), préparer l’environnement de travail (la logistique), construire le Product Backlog et identifier les premières User Stories (le plan d’attaque et les cibles).

Le Sprint 0 est souvent le parent pauvre des projets agile, car couramment perçut par le management comme une période ou les développeurs vont être payés à ne rien faire, car ils ne coderont pas. Cette vision est totalement erronée (à mon sens), car au contraire il s’agit d’une étape importante et très riche en activité. Non seulement elle va représenter 60% de la réussite du projet (voir la vidéo d’Esther Derby en fin d’article), mais elle permet l’éclosion d’une dynamique d’équipe et d’un plus fort volontarisme des acteurs.

Le sprint 0 correspond à la mise en place des Fondations de l’agilité au sein d’une équipe projet.

Phase 1 – La prise de conscience (Construction)

Edge Of Tomorrow

Après la phase de surprise, les « renaissances » du commandant Cage vont lui permettre de prendre conscience de la complexité de l’environnement dans lequel il évolue et il va petit à petit acquérir un peu de feedback, en apprenant de ses précédentes vies et en essayant d’en tirer profit pour survivre au combat.

L’enseignement

Lors du lancement du premier sprint (ou de la première cadence en Kanban), l’équipe projet va rencontrer les premiers obstacles et pendre conscience de l’importance de les résorber rapidement pour permettre à l’équipe de tenir ses engagements. La première rétrospective de sprint (ou premier bilan de cadencement) doit être l’occasion, non pas de chercher des responsabilités ou des excuses aux problématiques rencontrées, mais de faire un bilan factuel des points positifs et négatifs s’étant déroulés. Ce bilan se fait avec l’ensemble des parties prenantes du projet et chaque voix compte.

Le résultat de ce bilan doit être une validation des processus apportant une efficience au fonctionnement de l’équipe et une liste des actions d’amélioration à mener sur les problématiques rencontrées.

Cette phase est le début de l’étape de construction, par l’éducation, de la montée en maturité d’une équipe agile, via l’amélioration continue des processus.

Phase 2 – L’apprentissage (Construction)

Edge Of Tomorrow

Malgré ses efforts et la mise en pratique des enseignements acquis lors de ses précédentes vie, le commandant Cage n’arrive pas seul à changer le cours du combat et est systématiquement tué sur la plage de débarquement. Cette situation provoque même une certaine lassitude et démotivation du du héros. C’est à se moment qu’il fait la rencontre du sergent Rita Vratasky qui va lui faire cette proposition « Venez me retrouver chaque jour et je vous entrainerais ».

L’enseignement

Nous entrons la dans une des étapes les plus délicates de la montée en maturité d’une équipe Agile, celle ou l’équipe doit devenir disciplinée et éclairée. Disciplinée en cela qu’elle arrive à garder le rythme et la motivation dans son processus d’amélioration continue. Eclairée, dans ce que l’équipe va arriver à un niveau de maturité suffisant pour commencer à se questionner elle-même sur ses pratiques et chercher à augmenter son niveau de maturité.

Le rôle du Coach Agile est à ce moment extrêmement important. Celui-ci, au delà de l’accompagnement initial, va avoir comme mission de guider l’équipe vers un respect des pratiques et des processus, en les adaptant au contexte projet, organisation et métier. Il va veiller à ce que la démotivation ou la routine ne gagne pas l’équipe et également l’aider à acquérir une autonomie suffisante dans sa capacité à devenir moteur de son amélioration continue.

Phase 3 – L’autonomie (Opération)

Edge Of Tomorrow

Le commandant Cage deviens de plus en plus fort, au contact du sergent Vratasky. A fil du temps il acquière un feedback important, lui permettant de devenir de plus en plus autonome dans sa capacité d’action et de prendre lui-même les décisions sur la stratégie à mettre en oeuvre.

Le résultat ? Bien qu’ayant perdu son pouvoir de « recommencer », notre héros aura acquis suffisamment de maturité pour devenir le leader d’une équipe avec laquelle il lancera l’assaut final sur ses ennemis.

L’enseignement

Avec l’aide du Coach Agile, l’équipe deviens de plus en plus soudée, dans sa collaboration et dans la recherche de l’amélioration de ses processus. Elle arrive alors à se passer, de plus en plus du Coach, qui va prendre du recul (jusqu’à disparaitre) et laisser l’équipe devenir acteur de sa propre transformation.

A ce stade, l’équipe est devenue suffisamment auto-organisée et auto-responsable, quelle est en capacité de négocier seule sa feuille de route et mener à bien les différentes pratiques de son processus, qu’elle cherchera continuellement à améliorer.

Conclusion

L’enseignement que j’en retire est l’importance de la recherche d’améliorer continuellement sa façon de travailler, afin de la rendre plus efficiente et ainsi permettre à l’ensemble d’une équipe de tenir ses promesses.

Le second enseignement est d’accueillir avec bienveillance l’erreur ou l’échec, à la condition d’en tirer les enseignements et de mettre en place les mesures nécessaires d’amélioration, à intervalle régulier.

Les méthodes Agile promeux l’amélioration continue comme l’étape nécessaire et indispensable à la réussite d’un projet ou d’une transformation Agile. Celle-ci ne doit pas être négligée, au risque de voir votre transformation devenir un « jour sans fin ».

Alors vivez vos sprints, mourrez (en sens symbolique) en en tirant les enseignements et recommencer en étant toujours meilleur aux sprint suivants.

« En plein coeur de toute difficulté se cache une possibilité » ( Albert EINSTEIN).

Pour aller plus loin

Gérer les obstacles avec le A3-Problem Solving

Kaizen Amélioration Continue by Christian Hohmann

La rétrospective, clé de l’amélioration continue, by Ayeba

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