Quel outil pour gérer notre projet agile ?

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« Que nous conseillez-vous comme outil pour gérer notre projet agile ? ». Cette question tous les coachs l’ont un jour entendue, à chaque accompagnement d’une équipe passant aux pratiques agiles. En fait la réponse à cette question est très simple … « ça dépend … ».

En effet, il existe une telle variété d’outils, que le choix varie fortement du contexte et des attentes de l’équipe et de son organisation. En fait, pour faire votre choix, vous devez d’abord définir ce que vous attendez d’un outil agile.

Je vous propose de faire un état des lieux, non exhaustif (il y a tellement d’outils), des outils que j’ai eu l’occasion d’utiliser ou tester.

Digital or non digital ?

Lorsque l’on demande quel outil utiliser sur un projet agile, cela ne signifie pas que celui-ci devra obligatoirement être digital. Ce peut être un outillage physique ou la mise en place d’une application digitale de gestion de projet agile, ou un peu des deux.

Le management visuel physique : une valeur sûre

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Le management visuel physique, on parle aussi souvent d’Obeya, reste une valeur sûre pour aider une équipe à gérer son produit et ses activités.

Il a deux avantages principaux. Le premier est d’être totalement adaptable au contexte du projet/produit, à l’organisation et aux activités de l’équipe. Le second est qu’il est, par définition, physique et affiché sur un tableau blanc ou mieux, sur un mur (il m’arrive même d’utiliser les fenêtres ou paroi vitrée des open space, au grand dam des services techniques et des managers). Ces deux avantages sont des facteurs importants dans la capacité d’une équipe à échanger, communiquer sur les activités en cours ou à réaliser, identifier les obstacles ou les risques et suivre leur traitement. ils sont surtout un vecteur incroyable dans la montée en performance d’une équipe et dans la création d’une team building, basée sur la confiance, la bienveillance et la communication.

Il y a autant de type de management visuel qu’il y a d’équipe projet/produit, car chacun se veut adapté à ce que l’équipe fait et à ses objectifs. Cela peut aller d’un simple tableau de suivi des activités d’un sprint (en mode Scrum) à un Obeya, contenant l’ensemble des sujets que l’équipe souhaite suivre (workflow des activités, gestion des obstacles, mesure des KPI, informations sur la team, vision du produit, roadmap, …

Je vous invite à lire l’excellent article de Ludovic Perot, sur les 11 arguments en faveur du management visuel.

Les irritants

Si vous avez lu l’article de Ludovic, vous avez sans doute mesuré les formidables apports d’un management visuel physique. Mais, malgré cela, certains irritants sont souvent remontés par les équipes passant à l’agilité :

  1. Comment consolider et partager l’information, au delà de l’équipe Agile ?
  2. Comment se synchroniser efficacement avec des équipes distribuées ?
  3. Comment gérer le reporting d’un projet agile, dans une organisation qui ne l’est pas totalement ?

Face à ces problématiques, une équipe agile est souvent amenée à mettre en place un outil digital, avec souvent le risque que celui-ci ne devienne la référence et fasse perdre au management visuel physique toute la force de ses apports.

Les principaux outils digitaux agile existants

Attention, il ne s’agit surtout pas ici de vous faire de la promotion ou du tool bashing. Chacune de ces applications a ses avantages et ses défauts, à chacun de se faire son opinion. L’objectif est juste de vous présenter synthétiquement les principales solutions digitales existantes, que j’ai eu l’occasion d’utiliser ou de tester. Je ne prétends pas non plus avoir une connaissance d’expert sur ces outils, mais je souhaite juste partager avec vous mon expérience d’utilisateur, sur leur facilité ou complexité d’utilisation.

Jira software

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Développé par la société Atlasssian, Jira est à l’origine un outil de gestion des tickets de demande. Il a progressivement évolué pour devenir Jira Software (après avoir absorbé l’application GreenHopper), une application orientée gestion de projet agile (Scrum ou Kanban).

Jira est l’un des outils les plus représentés dans les sociétés à travers le monde et notamment dans les grands groupes Français.

Au travers de mes différentes interventions, dans des grands groupes, j’ai souvent eu affaire à la version Jira Agile. Mon opinion personnelle est que l’on est en face d’un outil qui n’est absolument pas agile dans son utilisation et sa philosophie, mais qui malgré tout permet de faire le job, sans plus.

Mes plus

Jira Software a comme avantage de disposer de nombreux add-on, au travers d’une marketplace assez bien fournie. Vous pouvez notamment associer les outils de Story Mapping, de gestion de portfolio ou d’intégration continue. Il manque encore l’outil qui permettra de faire du SAFe. Jira est aussi pluggable avec de nombreux autres outils du marché, comme FeatureMap ou StoriesOnBoard (Story Mapping), par exemple.

Autre bénéfice de Jira Agile est sa capacité à interagir avec l’application Confluence, qui va permettre de gérer toute la partie documentaire.

Mes moins

Lorsque vous créez un nouveau projet, vous devez choisir entre un mode Scrum ou un mode Kanban. Jusque là rien de surprenant me direz vous. Ou cela me gêne, c’est que l’on ne peut pas faire ce que l’on appelle du ScrumBan (associer les pratiques Scrum et Kanban), qui est de plus en plus mise en oeuvre par les équipes agiles (en tout cas celles que j’accompagne).

Lorsque vous choisissez le mode Kanban, vous n’avez plus accès à la partie gestion du backlog. Vous devez créer les cartes directement dans la première colonne de votre board kanban, qui fait office de pseudo backlog.

Un autre effet négatif dans l’utilisation de Jira Agile est la façon rigide (dogmatique ?) dont est gérée son administration dans certaines organisations. Cela a pour conséquence de forcer toutes  les équipes à utiliser le même workflow de travail, qui ne correspond pas toujours à la réalité des activités. Peu de souplesse est donnée aux équipes pour adapter le workflow Jira à leur système, ce qui a pour conséquence de perdre des informations importantes sur la performance de l’équipe et l’efficience des activités, car les KPI mesurés perdent de leur pertinence.

Version One

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VersionOne, créé en 2002, connue pour son sondage State of Agile Survey, est également une application web de product management agile, pour les équipes de développement de toutes tailles.

Version one est surtout utilisé dans les grand groupe et les PME. Il est assez peu utilisé en France (d’après mes informations) .

VersionOne est très orienté Scrum dans sa gestion de projet/produit. Il intègre également une couche SAFe, dans sa version 4.0.

Je n’ai jamais eu l’occasion d’utiliser cette application dans mes accompagnements, mais j’ai testé le version de démonstration.

Mes plus

Application assez puissante et simple d’utilisation. On navigue assez facilement dans les différentes étapes de gestion de produit (Portfolio, Produit, Release, Sprint, Tracking, Revue), avec une vidéo explicative sur chacune d’elle.

La couche SAFe reproduit bien les différents niveaux représentés dans la Big Picture (Portfolio, Value Stream, Program, Team).

Un outil bien adapté pour les organisations passant au SAFe, et le budget allant avec.

Mes moins

Le graphisme est tout sauf convivial et sympa.

 Pas de version mobile ou tablette.

HP Agile Manager

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Comme son nom l’indique HP Agile Manager est une application web développée par la société HP. La première fois que j’en ai entendu parlé, c’est par la bouche d’un manager, responsable de la transformation agile dans un grand groupe. Le meilleur outil de gestion de projet agile, à l’entendre. J’ai donc décidé de le tester et j’avoue que j’ai été assez déçu par le résultat.

On arrive sur une application qui ressemble ni plus ni moins à un tableur excel électronique.

La navigation n’est pas intuitive et j’ai réussi à me perdre dans les écrans sans jamais pouvoir revenir en arrière, notamment lorsque j’ai créé une release et que je suis arrivé dans l’espace de travail.

J’ai même créé des sprints de 10 semaines, sans que cela ne pose le moindre problème. J’ai également créé une Release 2, démarrant en même temps que la Release 1 et se terminant avant elle. Ca c’est du pragmatisme !!! :).

Je ne parlerais pas du graphisme qui est tout sauf convivial et user frendly. Bref, personnellement je ne suis pas fan.

Trello

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De loin, à mon sens, l’application de gestion la plus sympa. J’aurais tendance à dire qu’essayer Trello c’est l’adopter.

Trello reste d’une simplicité d’utilisation assez impressionnante et vous permet de gérer vos activités, via un workflow que vous créez de façon dynamique. Le mode de fonctionnement de base peut faire penser à du Kanban, mais vous pouvez également gérer des projets Scrum, avec notamment l’ajout d’un plugin de type Scrum For Trello, ou encore Corello qui vous permet de gérer vos dashboard de suivi des sprints (en autre). Vous trouverez tout un tas d’extensions dans le Web store Chrome.

Sa simplicité d’utilisation et sa convivialité sont très bien adaptées aux petites organisations et aux équipes ayant peu d’adhérence, qu’elles soient en Scrum ou en Kanban. La connexion aux outils comme Slack, Github; Dropbox, Google drive est également un plus, à la condition que votre organisation autorise les accès à ces applications.

La version gratuite vous donne accès à un nombre important de fonctionnalités, avec notamment la possibilité de créer autant de tableaux que vous le souhaitez et d’inviter autant de membres que nécessaire. En version business, l’abonnement passe à $9,99/utilisateur/mois. Pour la version Entreprise, il faut contacter directement les équipes commerciales de Trello.

LeanKit

Leankit est une application orientée Kanban et gestion du workflow des activités. Sa devise « Optimize your business flow to deliver more value » et il faut bien reconnaitre que sur ce créneau l’application fait très bien le job.

La gestion du board  du workflow est très efficace. Vous pouvez créer un board comme vous le feriez sur un mur. Ce que je veux dire, c’est que contrairement aux autres applications, vous n’êtes pas restreint à ce qu’une colonne prenne systématiquement la totalité des swimlane que vous créez. Un exemple vaut mieux que mille mots.

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Autre fonctionnalité très intéressante est la possibilité de relier entre elles des cartes présentes sur des boards différents. cela permet de créer un lien entre les différentes équipes intervenant sur une même stream value.

Sur les moins, ce serait juste l’ergonomie pas très sexy et le fait de ne pas gérer de backlog en dehors de chaque board . Dommage également que les sujets, comme les obstacles ou les règles de vie du board ne soient pas mieux gérés.

Kanbanize

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Tout comme Leankit, Kanbanize est orienté Kanban et gestion de workflow. L’application est simple d’utilisation, avec une ergonomie conviviale. Mon seul regret est l’impossibilité, contrairement à Leankit, de pouvoir créer un board adapté à votre activité.

Elle reste néanmoins, une application digitale bien adaptée aux petites structures, ayant un workflow de gestion assez simple.

Target Process

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Targetprocess est une application de management visuel, pour Scrum, Kanban ou tout autre process opérationnel (en tout cas c’est le pitch annoncé, car personnellement je n’ai pas réussit à créer un projet sans être obligé de choisir entre Scrum ou Kanban). L’application intègre, depuis récemment, une gestion SAFe, tout comme VersionOne.

L’ergonomie est plutôt sympa et l’application assez puissante (même si on a parfois l’impression d’être toujours dans le même écran, tellement ils se ressemblent). Par contre, pour l’avoir utilisé dans un grand groupe, ou était également disponible Jira (je ne vous raconte pas la guerre des experts entre les pro-Jira et les pro-Target. Juste ridicule), j’ai trouvé son utilisation assez compliquée, avec une difficulté à s’y retrouver dans les différents écrans. J’en suis même arrivé à trouver Jira simple, un comble. Peut-être que sa puissance fait aussi sa faiblesse.

Autre chose surprenante, est la façon dont TargetProcess gère ce qu’il appelle le Story Mapping. Rien à voir avec ce que je connais et ce que je pratique sur le sujet, mais peut-être est-ce moi qui me trompe :).

Surprenant également de pouvoir prendre des stories Done d’une release Done, pour … les mettre dans une release en cours !! Mieux, je peux même ajouter des stories du backlog  (donc, non traitées) dans une Release Done !! Idem sur le sprint.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, il y a pléthore d’outils permettant de suivre (gérer serait un très grand mot) un projet agile, mais aucun des outils présentés ne permet de gérer un projet agile, de l’idée à sa mise en oeuvre, via les différentes pratiques agiles existantes (Lean startup, Story Mapping, Scrum, Kanban, ScrumBan, Gestion des obstacles, …) et donc de pouvoir se substituer à un management visuel physique.

Si malgré tout vous souhaitez (ou devez) remplacer le management visuel physique, par un outil digital, vous devrez associer plusieurs outils. Par exemple, si je veux faire du story mapping, je vais devoir utiliser une autre application, type FeatureMap (gratuit sur 2 maps à 5€/utilisateur/mois), Agile User Story Map (add-on Jira) ou encore StoriesOnBoard (7 à 15 $/utilisateur/mois) pour ne citer qu’eux.

Bien sûr, ces outils sont pluggables à un Jira ou un Trello. vous devrez juste prendre deux licences. Une pour votre outil de gestion de produit et l’autre pour votre outil de story mapping.

Pour Jira, par exemple, si vous souhaitez utiliser le add-on de gestion de portfolio, il vous faudra avoir le même nombre de licences que pour Jira software. Idem pour ajouter le add-on User Story Map. Imaginez alors une société ayant 2000 licences Jira Software (ça existe), qui aurait besoin, pour une ou plusieurs équipes, d’utiliser l’outil de Story Mapping et pour ces Manager le portfolio de produit.

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En conclusion, le plus grand risque avec les outils existants, à substituer le digital au management visuel physique, est de perdre toute la force d’un espace ouvert commun d’échanges, de collaboration, de transparence et surtout adaptable totalement à votre contexte.

Mon avis est que les deux doivent aujourd’hui co-exister, avec comme référence le management visuel physique, tant qu’aucun outil digital ne sera capable de jouer le rôle d’un management visuel physique global, au travers d’une TV tactile (55 à 84 pouces) par exemple.

Maintenant, à vous de vous faire votre idée …

Pour aller plus loin…

Vous pouvez comparer les différents outils digitaux existants, sur l’application web GetApp.

Vous pouvez effectuer une comparaison plus poussée des différents outils « agile », sur le site G2 Crowd, dont vous avez ci-dessous un comparatif des différents outils de Product Management, agile et autres, selon l’enquête 2016.

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Je vous invite également à lire l’excellent article de Cécile Roche (Lean & Agile Director for Thales Group), intitulé « Grandeur et misères des Obeya digitales« .

2 réflexions sur “Quel outil pour gérer notre projet agile ?

    • Bonjour,

      Merci pour votre commentaire.

      L’objectif de l’article était de donner un éclairage sur les différents outils, se disant « Agile », au travers de mon expérience sur leur utilisation. TFS n’étant pas un outil que j’ai eu l’occasion d’utiliser ou de tester, je ne me sentait pas la légitimité pour donner un avis dessus.

      Avez vous eu l’occasion d’utiliser TFS, sur un mode agile et si oui quel est votre avis à son sujet ?

      A bientôt.

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