A chaque sprint sa rétrospective (REX)

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La rétrospective est l’un des moments phare d’une démarche agile. C’est à ce moment que l’équipe se réunit et fait le bilan de la période écoulée. L’objectif en est simple, fêter les victoires et les points positifs et chercher ensemble les solutions à apporter sur les éléments empêchant l’équipe de tenir ses promesses et de travailler dans un environnement sain et bienveillant.

En Juillet 2016, j’ai rejoint une équipe projet, constituée pour réaliser un nouvelle application mobile et débutant sur les pratiques agiles. Dès le début, j’ai voulu mettre en avant l’importance de la rétrospective, dans la capacité à s’améliorer régulièrement et à réduite les tensions pouvant exister entre les différents acteurs. L’objectif ? Faire que, sur un projet stratégique (ou les relations entre les partenaires pouvaient parfois être tendues), la team agile devienne une équipe soudée, solidaire et performante.

Pour cela, il a été décidé, avec l’implication précieuse du Scrum Master, de proposer un nouveau format d’animation lors de chaque rétrospective.

Au moment ou j’écris cet article, nous en sommes à la rétrospective 5 et ce REX va vous présenter les différents formats que nous avons mis en oeuvre, avec les bénéfices que nous en avons tirés.

Les règles de la rétrospective

Avant de démarrer une rétrospective, quel que soit son format, des règles claires doivent être partagées et acceptées par l’ensemble des participants.

Mariah Frih (Product Owner chez Thiga), dans son excellent article « Donner du peps à vos rétrospectives« , décrit les 5 règles d’or d’une rétrospective.

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Ensuite, une rétrospective va toujours suivre 5 étapes clés :

  1. Set the stage : Lancement de la rétrospective et mise en place d’un environnement bienveillant et adapté
  2. Gather date : C’est la phase de recueil des informations (positives, négatives) issue des membres de l’équipe
  3. Generate insight : On passe à l’analyse des informations récoltées
  4. Decide what to do : La, on va décider des actions à mettre en oeuvre pour améliorer le fonctionnement de l’équipe
  5. Close : C’est le moment de terminer la rétrospective, avec un vote de satisfaction de l’équipe sur son déroulement.

Les phases de nos rétrospectives

Nous avons découpé chacune de nos rétrospectives en 4 phases :

  • Phase 1 : Partager le résumé du sprint écoulé (faits marquants, rappel des objectifs) et présenter les indicateurs clés de performance (vélocité vs engagement, débit, business value créée, reste à faire)
  • Phase 2 : Suivi des actions décidées lors des précédentes rétrospectives
  • Phase 3 : Animation de la rétrospective, via les 5 étapes clés décrites précédemment
  • Phase 4 : Mesure de la santé des éléments clés via le Health Check Maturity

Les rétrospectives utilisées

Le Speed boat

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source du support : xebia (article « la rétrospective : le format speed boat » par Olivier Marquet)

Ce format de rétrospective a été particulièrement utile dans sa capacité à faire remonter et partager les points suivants :

  • Les objectifs à atteindre, représentés par l’île ;
  • Les forces nous permettant d’atteindre les objectifs, représentées par le vent qui pousse le bateau ;
  • Les freins et obstacles qui vont nous empêcher d’atteindre nôtre Ile , représentés par l’ancre ;
  • Les risques pouvant potentiellement nous freiner dans l’atteinte de notre objectif, représentés par les récifs.

L’équipe est représentée par le bateau, avec l’image donnée à chaque membre que nous devons tous travailler ensemble pour que ce bateau puisse atteindre l’île, quelque soit notre rôle, nos responsabilités. Cela implique d’apprendre à se parler avec confiance et bienveillance, car si un seul des membres de l’équipage ne navigue pas dans le même sens que les autres, alors le bateau risque de chavirer.

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Un autre format possible, sur le même principe, est le Speed Car.

Keep/Drop/Start

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Ici le format reste assez simple. Chaque membre va indiquer, sur un post-it, les pratiques, activités, comportements, qu’il souhaite garder (KEEP), totalement arrêter (DROP) ou les choses qu’il voudrait tester (START) sur les prochains sprints.

Chaque membre va prendre 5 minutes pour identifier au moins un sujet par thème. A l’issue de cette période, chacun va venir poser ses post-it, dans le thème correspondant (peut importe l’ordre), en expliquant ce qu’il a écrit. C’est un moment sympa et simple ou chacun peut échanger librement sur les sujets abordés.

A l’issue de cette phase de présentation/discussion (15-30 min), l’équipe va identifier les sujets qu’elle accepte d’abandonner et ceux qui doivent être commencés (1-2 maxi). L’idée n’est pas d’accepter d’abandonner/commencer un sujet parce qu’il est inscrit sur un post-it. Cette décision doit faire l’objet d’un consensus de l’ensemble de la team, avec une période de transition, qui va permettre de mesurer l’efficacité de l’ajout d’une nouvelle pratique ou de l’abandon d’une autre.

Un autre format inclu la possibilité d’ajouter un quatrième thème, représentant ce qui reste mystérieux pour l’équipe, comme décrit dans l’article de Julien Jakobowski « Animer des rétrospectives d’Itération » (Octo Technology).

Glad/Sad/Mad

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Ce format est une variante du Keep/Drop/Start. La, on va plutôt jouer sur les sentiments des personnes, en leur demandant d’indiquer ce qui leur a plus dans l’itération (Glad), ce qui les a déçus (Sad) et ce qui les a vraiment énervés (Mad).

De temps en temps on peut retrouver le même sujet dans des colonnes différentes, selon la perception de chacun. cela permet d’engager des échanges entre les membres de la team, afin de comprendre pourquoi un sujet a été positif pour l’un mais négatif pour l’autre.

Ensuite, chaque membre de l’équipe vote pour les 2/3 sujets qu’il souhaite voir traiter dans l’itération suivante. Les 2/3 thèmes ayant récoltés le plus de vote sont analyser en commun et des actions d’améliorations sont définies et inscrites dans le board des actions de notre management visuel.

Vous pouvez trouver le descriptif de ce format, sur le site retrospectivewiki.org.

Star Wars

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Sans nul doute, la rétrospective qui a eu le plus de succès auprès de la team agile. J’ai proposé ce format suite à la lecture de l’article « La rétrospective agile Star wars » de Sébastien Fournel.

Sur fond de la musique du générique Star Wars, le déroulé a été expliqué à chaque membre de l’équipe. contrairement à la description de Sébastien, nous n’avons pas choisi de citations (faudra qu’on le fasse la prochaine fois). Par contre, nous avons pris une minute ou chaque participant à fermer les yeux et a méditer sur ce qui s’était passé durant cette itération et dans quelle attitude il voulait participer à cette rétrospective.

Ensuite, nous avons récolté les données, réparties en deux catégories : Le bien, représenté par la force et le mal, représenté par le côté obscur de la force.

Après que chacun ait positionné ses post-it, côté obscur ou côté clair et avoir apporté des explications, le scrum master, qui joue le rôle d’éclaireur, regroupe ceux-ci par thème. Nous avons volontairement décidé de ne pas voter pour un ou plusieurs thèmes, mais plutôt de les traiter tous, via la création de deux groupes. Les thèmes ont donc été répartis dans chaque groupe, qui a eu 15 minutes pour les étudier et définir les actions à mener dessus.

A l’issue de cette étape, chaque groupe présente ses actions et les affecte à l’une des catégories suivantes : Courage ; Diplomatie ; Apprentissage ; Conseil/Aide.

La rétrospective est clôturée par un tour de table ou les membres de la team vont dire en quoi chacun est un Jedi pour l’équipe. Ca a été un moment très drôle et qui a permis de renforcer encore un peu plus la cohésion de l’équipe.

James Bond

La rétrospective que je préfère, pour la simple raison que je n’y était pas présent. L’équipe qui ne voulait pas reproduire une des rétrospectives déjà réalisées a d’elle-même décidée de reprendre le modèle Star Wars, mais à la sauce James Bond (certains voulaient même faire une rétro Austin Power, splendide !!!).

Cette rétrospective m’a juste conforté dans le sentiment que l’équipe était arrivé à un niveau de maturité lui permettant de prendre en main son process et son amélioration continue.

Nos prochaines rétrospectives

Les deux prochains format de rétrospectives qui ont été choisis sont issues du livre de « Agile retrospective » de Esther Derby & Diana Larsen.

Turn the table

Vous pouvez retrouver une description de ce format, sur le site Rétrospectives Agiles.

La rétro Bisounours

Après l’énorme travail qu’à réalisé l’équipe, dans un contexte compliqué, nous voulions nous retrouver dans un moment ou nous allons fêter nos victoires.

C’est pourquoi nous avons choisis ce format, qui a pour objectif de booster le moral de l’équipe ou en tout cas de mettre en avant que les choses ne sont pas si grave de cela et qu’ensemble, avec de la bienveillance et de la collaboration, nous arrivons à surmonter les obstacles.

Voici son descriptif sur le site de Rétrospectives Agiles.

Conclusion

Comme vous le voyiez, les formats de rétrospective sont très nombreux, avec chacun des objectifs différents.

Changer fréquemment de format permet à l’équipe de rester constamment en éveil sur le fonctionnement de sa boucle d’amélioration continue et également de s’adapter aux événements et au contexte vécu par l’équipe.

Et surtout, n’hésitez pas à inventer votre propre format de rétrospective.

Pour aller plus loin…

Vous pouvez lire le livre « Agile retrospective » de Esther Derby & Diana Larsen.

Le site RetrospectiveWiki décrit de nombreux formats de rétrospectives.

Pour ceux qui aiment les outils, le site Retrium vous permet de digitaliser vos rétrospectives.  Personnellement, j’ai du  mal à voir comment la communication directe et le partage vont pouvoir émerger avec un outil, mais ça peut être utile pour les équipes distantes.

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